fbpx

Način komuniciranja je ključan za uspeh

Svaka organizacija koja namerava da stabilno posluje i da se unapređuje mora da ima uspostavljen i dobro razvijen sistem komuniciranja i informisanja. Posebnu pažnju treba posvetiti ciljanom informisanju zaposlenih, protoku informacija i kvalitetnoj komunikaciji između i unutar svih hijerarhijskih nivoa.

Da bi sistem komunikacije bio uspešan potrebno je prvenstveno da organizacija izbegne konfuznu strukturu u kojoj se ne zna ko kome daje informacije i da se postavi takav sistem razmene informacija u kome postoje kanali komunikacije koji su dvosmerno prohodni i koji doprinose ciljnom internom informisanju zaposlenih i vraćanju povratnih informacija od strane zaposlenih ka top menadžmentu. Osim u okviru same organizacije, kompanije koje žele da uspostave kompletan sistem komunikacije i informisanja posebnu pažnju treba da posvete uspostavljanju eksternih kanala za registrovanje reakcije potrošača, kupaca i klijentata, kao i celokupne javnosti. Sistem komunikacije u organizaciji je širok pojam i podrazumeva osim postavke sistema informisanja i kanala komunikacije - i sam način na koji se komunicira u konkretnoj kompaniji.

Sistem informisanja

Ovaj sistem obuhvata:

  • poslovne informacije
  • interno informisanje zaposlenih o zbivanjima u organizaciji, relevantnim za njihov rad i ponašanje
  • javno informisanje eksterne javnosti

Sva tri dela sistema su bitna i doprinose stvaranju integrativne klime, smanjenju konflikata, podizanju morala i usmeravanju i vođenju zaposlenih ka ostvarivanju ciljeva organizacije.

Kanali komunikacije

  1. Vertikalna komunikacija:
  • Kanal odozgo-nadole, sa protokom informacija iz viših organizacijskih nivoa naniže. Ove informacije su uglavnom instruktivne prirode: saopštavanje dužnosti i obaveza, ciljeva, planova, informacije o ostvarenim rezultatima i slično
  • Kanal odozdo-nagore se koristi za saopštavanje reakcija na instruktivne informacije, ali i za prenos informacija o aktuelnim problemima u radu, odnosu zaposlenih prema organizaciji i slično
  • Dobro funkcionisanje ovih kanala informacija je uslov za uspešno upravljanje organizacijom. Ono predstavlja najpovoljniju preventivnu zaštitu od izbijanja konflikata, a istovremeno je nužan uslov za brzo i kvalitetno odlučivanje.

2. Horizontalna komunikacija:

  • Horizontalni kanali se odnose na protok informacija između organizacionih celina i pojedinaca istog hijerarhijskog nivoa. Ove informacije su osnova za saradnju, integraciju i sinergiju u organizaciji. Bez ovih informacija nema uslova za kvalitetan timski rad i zajedničko rešavanje problema.

3. Komunikacija sa okruženjem:

  • Obezbeđenje i unapređenje kvaliteta u organizaciji traži da kanali komunikacije sa okruženjem budu stalno otvoreni kako bi se pratile reakcije kupaca. U savremenom poslovanju komunikacija sa okruženjem je ključ opstanka na tržištu, a stalna težnja ka zadovoljavanju i razvijanju potreba tržišta podrazumeva aktivne senzore koji registruju reakcije potrošača. Osim anketnih ispitivanja, potrebno je angažovati i stručnjake sa ciljem identifikacije primedbi i potreba potrošača. Na osnovu dobijenih podataka konkretno se reaguje kroz formiranje programa za dodatnu obuku zaposlenih, zamenu zaposlenih i druge mere.

Iskrenost se isplati

Ako pođemo od sebe i zapitamo se koliko smo iskreni u komunikaciji sa drugima, većina nas će reći da se trudimo da budemo iskreni i da smatramo da jesmo. Ali, da li je baš tako? Da li ćemo reći najboljoj prijateljici da joj nova haljina ne stoji dobro? Da li ćemo izneti primedbu na račun kuvanja naše majke? Da li ćemo starijoj tetki reći da nam se baš i ne dopada dar koji nam je poklonila na venčanju? To se jednostavno ne radi. Od detinjstva naš uče da ublažavamo loše vesti i pažljivo rukujemo delikatnim pitanjima. U svakoj kulturi je tako i bez obzira da li se nalazimo u Srbiji, Španiji ili Norveškoj reakcija će biti ista. Kako u privatnom životu, tako i u poslovnom.

Ako u ovu priču uključimo stručna lica i brojna istraživanja na ovu temu, zaključak je da ljudi ne iznose svoje mišljenje jer je tako jednostavnije i lakše. Kada otvoreno kažete kako stvari stoje, veoma lako možete da dovedete do haosa - besa, bola, konfuzije, tuge, prezira. Situaciju pogoršava i vaše osećanje da ste u obavezi da taj haos i ispravite, a to može biti veoma neprijatan i dugotrajan proces. Stoga, nedostatak iskrenosti ljudi opravdavaju time da ne iznoseći mišljenje sprečavaju da druga osoba bude tužna ili povređena i da je prećutkivanje ili iznošenje dela bezazlene laži ono što je prikladno da se uradi. Po filozofu Imanuelu Kantu, vi na taj način samo olakšavate sebi život i gledate lični interes. On je verovao da “kada ljudi izbegavaju da govore iskreno i otvoreno da bi pridobili naklonost drugih ljudi u stvari uništavaju poverenje i da na taj način na kraju dovode do erozije društva”.

Isto se može reći i za eroziju preduzeća i poslovanja. Uobičajene pojave u organizacijama su nedostatak iskrenog i otvorenog stava, a to se vraća kao bumerang kroz blokiranje pojave pametnih ideja, usporavanje brzog reagovanja i marginalizovanje doprinosa pametnih ljudi. Vrlo često na sastancima čujemo da je glavni problem menadžera to što smatraju da njihovi zaposleni nemaju dovoljno inicijative. “Dajte mi ljude koji imaju inicijativu, koji su inovativni”, kažu menadžeri. A dajte vi sistem koji podržava iskrenu komunikaciju! Bilo da se radi o budžetima, procenama uspešnosti, sastanku na kome je tema opstanak na tržištu, strategiji kompanije… Da li je ‘dovoljno’ da se na kraju sastanka potapšemo po ramenima zbog ‘uspeha’ koji je ostvaren ‘pod datim okolnostima’? Potiskivanje iskrenosti je prvi korak ka propasti.

Za ‘uvođenje’ iskrenosti potrebna je smelost. Da bi se postigla iskrenost, treba da je pozitivno vrednovana, pohvaljena i da se o njoj razgovara. Ljude koji je javno pokazuju treba pohvaliti i nazvati smelim i progresivnim. Potrebno je na svim niovima, počev od ličnog, demonstrirati iskrenost u svom ponašanju, na energičan način, a opšte je poznatno da je lakše uvesti iskrenost ako su oni koji počnu da je uvode bliži vrhu. Pogledajmo na koji način iskrenost vodi ka ostvarenju boljih poslovnih rezultata:

  • više ljudi ‘uvlači’ u razgovor i diskusiju, veći broj ideja ispliva na površinu, o njima se razgovara, dopunjuju se, poboljšavaju. Umesto da se svi zatvore, svi se otvaraju i uče
  • iskrenost daje brzinu delovanju
  • iskrenošću utičemo na smanjenje troškova - smanjujemo besmislene sastanke, ‘nakićene’ slajdove, dosadne prezentacije

Iskrenost se ne može uvesti dekretom u organizaciju i potrebno vreme se meri godinama, ali neophodno je početi sa promenama i to će vremenom postati najunosnija promena na bolje.

Kako komuniciramo u organizacijama

Kao što se vidi iz primera, ako se ukupna komunikacija označi sa 100% procenjeno je da se uspešna komunikacija ostvaruje u 26% slučajeva. Napretka u procesu komunikacije će biti kada, između ostalog, svako od pojedinaca shvati značaj ličnog usavršavanja veština komunikacije. Postoje, takođe, brojni treninzi i radionice koje na nivou kompanije mogu uticati na usavršavanje veština aktivnog slušanja, asertivne komunikacije i uspešnog davanja povratnih informacija. Sve što se čini na ličnom i kompanijskom nivou u smislu napretka u komunikaciji nije bačeno vreme i novac i višestruko se isplati.

Svaka organizacija koja namerava da stabilno posluje i da se unapređuje mora da ima uspostavljen i dobro razvijen sistem komuniciranja i informisanja. Posebnu pažnju treba posvetiti ciljnom informisanju zaposlenih, protoku informacija i kvalitetnoj komunikaciji između i unutar svih hijerarhijskih nivoa.

izvor: progressivemagazin.rs

Objavljeno avg 2012.
linkedin facebook pinterest youtube rss twitter instagram facebook-blank rss-blank linkedin-blank pinterest youtube twitter instagram